LA CONCEPTION DE SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION DÉLÉGUÉE POUR LES ASSUREURS SANTÉ ET PRÉVOYANCE
EP#01 : LES ENJEUX DE LA GESTION DÉLÉGUÉE
25 juin 2021
Au service des délégataires et des assureurs, IN2 consulting travaille depuis plus de 20 ans à la conception des systèmes d’information de gestion déléguée des assureurs santé et prévoyance.
Sur la base de notre expérience, qui combine des missions de conseil et des solutions de gestion déléguée, nous avons conçu cette série d’articles pour exposer nos convictions.
Pour bien commencer cette série, nous allons détailler quelques enjeux-clés pour réussir sa gestion déléguée.
Le prochain épisode est consacré au référentiel des contrats délégués.
1 - DISPOSER D'UN REFERENTIEL STRUCTURE DES CONTRATS DELEGUES
A tout seigneur, tout honneur, le référentiel… Ce sont souvent les premières questions que nous posons lors de nos missions :
Où sont stockées les données référentielles sur vos contrats délégués ?
Comment sont-elles mises à jour ?
Quel est le niveau de finesse des informations stockées ?
Qui met les données à jour ?
Les réponses peuvent varier selon la maturité des acteurs. Certains ont mis en place une gestion bureautique, voire documentaire, sans gestion informatisée des données détenues. Les plus matures disposent d’un objet contrat délégué et de processus documentés pour leurs contrats délégués.
Les données référentielles sont primordiales pour disposer, à la maille de reporting souhaitée par l’assureur, des informations cotisations et sinistres. Ce sont elles qui lui permettront en particulier de faire ses comptes. Elles font également référence aux obligations de l’assureur de numéroter ses contrats et d’en assurer la maîtrise. La collecte et la mise à jour de ces données est le premier travail à organiser pour construire un SI de gestion déléguée.
2 - RECHERCHER LA ROBUSTESSE DU DISPOSITIF DE GESTION DELEGUEE
Un assureur dispose en général de plusieurs dizaines de délégataires avec qui il échange, gérant chacun les contrats sur des systèmes d’information différents.
Les équipes projet de l’assureur peuvent être convaincues par un type de fonctionnement en gestion spécifique, bien souvent du fait des réflexes nés de leur propre outil de gestion interne. Concernant les cotisations quittancées par SIRET, il y a par exemple autant de factures pour un contrat donné et une entreprise qu’il y a de SIRET dans l’entreprise… Il y a donc fort à parier, du fait de la variété des systèmes délégués, que différentes « écoles » coexistent parmi les délégataires.
Les solutions recherchées doivent être robustes et parfois a minima pour les délégataires. Sans quoi elles poseront des problèmes de déploiement et ne pourront pas être généralisées à l’ensemble du portefeuille, induisant une complexité accrue en gestion.
3 - INVESTIR SUR LE DEVELOPPEMENT ET SUR L'ACCOMPAGNEMENT DU DEPLOIEMENT AUPRES DES DELEGATAIRES
Il est tentant pour un assureur de considérer qu’une fois terminé le développement dans son système de gestion, il obtiendra rapidement les informations nécessaires à son alimentation et/ou à son bon fonctionnement de la part de ses délégataires.
Les coûts et la complexité de déploiement des innovations des assureurs pour les délégataires sont très souvent sous-évalués. Il existe en effet de nombreux projets déployés avec un ou deux délégataires mais dont l’horizon de déploiement à l’ensemble du portefeuille est dit « cible » avec des objectifs qui se comptent en années.
4 - CONSIDERER QUE LE SI DE GESTION DELEGUEE N'EST PAS QU'UN "SIMPLE" ENTREPÔT DE DONNEES
C’est généralement le réflexe des assureurs qui débutent dans la gestion déléguée et n’ont pas eu l’occasion de cadrer le sujet de manière avancée. En lecture rapide, il suffirait ainsi de disposer d’un entrepôt pour stocker les données justifiant les flux financiers. Ces données pourraient alors être utilisées par la Direction Technique pour réaliser les comptes et assurer les obligations réglementaires des assureurs.
Après quelques années en général, un retour en arrière est nécessaire, notamment pour fiabiliser le référentiel contrat et les procédures de gestion des contrats délégués. Il faut espérer, pour l’assureur et ses équipes, que le nombre de contrats placés en gestion déléguée ne soit pas devenu trop important (au-delà des pertes financières !)
5 - COMPRENDRE QUE LE SI DE GESTION DELEGUEE N'EST PAS LE SYSTEME DE GESTION DIRECTE
Un autre travers fréquent consiste à vouloir alimenter directement son système d’information de gestion « directe » avec les données de gestion déléguée. Il faut dire que c’est tentant !
Le système de gestion directe est en général fiable, maîtrisé et interfacé avec les systèmes comptables et les entrepôts. Au mieux, dans les faits, ces tentatives s’arrêtent à l’identification des données obligatoires et des règles de gestion nécessaires à cette alimentation.
Ces règles ne sont pas manifestement pas applicables en gestion déléguée. Au pire, le principe de réalité rattrape les équipes projet au moment du déploiement…
6 - CONSTITUER UNE EQUIPE ET DISPOSER DE COMPETENCES DEDIEES POUR LA GESTION DES CONTRATS DELEGUES
Les processus métier liés à la gestion déléguée sont spécifiques. Ils nécessitent des compétences dédiées (à commencer par exemple par les gestionnaires mais également les auditeurs).
Pour autant, les spécificités de la gestion déléguée sont parfois méconnues des Directions (notamment, parce que leur outillage n’est pas suffisant). Cela rend d’autant plus critique l’identification et la conservation des compétences de Gestion Déléguée.
7 - PENSER L'INFORMATIQUE COMME UNE SOLUTION POUR FACILITER LA GESTION ET APPORTER DE LA SOUPLESSE AUX EQUIPES
Certains de nos clients ont pour habitude d’affirmer que la gestion déléguée est à l’image du mariage : il s’agit de résoudre à deux les problèmes que l’on n’aurait pas eu tout seul… En tout cas, il existe encore de trop nombreux projets dans lesquels les fonctionnalités du système de gestion sont vues comme des solutions capables de rationaliser la gestion des délégataires.
C’est un aspect, certes, mais il existe encore à ce jour, même pour les organisations les plus matures, des gains importants de qualité et de productivité à réaliser autour des activités de « base » de la gestion déléguée. Nous pensons que peu d’acteurs ont atteint un niveau de maturité suffisant pour viser l’industrialisation : l’activité est encore très fortement marquée par de la saisie de données et des problèmes de capacité à faire. Au lieu de « mettre au carré » la gestion des délégataires, peut-être y a-t-il des points à rationnaliser en interne. En plus, en général, c’est plus facile !
LA VALEUR AJOUTÉE D'IN2 CONSULTING
Voici trois exemples de missions menés sur ces enjeux, qui illustrent nos compétences :
Pour une Institution de Prévoyance : mission de conseil, construction et mise en œuvre du système de numérotation interne des contrats délégués (référence PR dans les messages PRDG).
Pour un assureur FFA : mission de conseil, construction d’un plan d’actions à 2 ans relatif à la gestion déléguée en lien avec la cible SI.
Pour une mutuelle : mission de maitrise d’ouvrage, spécifications et recette d‘un applicatif d’intégration de données sinistres transmises par ces différents délégataires.
Dans le prochain article, nous évoquons le référentiel contrat délégué.
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