ORGANISMES COMPLÉMENTAIRES : RETOUR D’EXPÉRIENCE SUR LA GESTION DES COTISATIONS ET DU PAIEMENT EN DSN
02 juin 2023
Article rédigé sur la base du retour d'expérience de Cyril Jouve, Manager IN2 consulting et expert de la DSN
La DSN (Déclaration Sociale Nominative) est une déclaration sociale unique, mensuelle et dématérialisée, produite à partir du progiciel de paie. Routée via Net-entreprises, elle alimente chacun des organismes concernés (OPS – organismes de protection sociale – de la sphère publique et organismes complémentaires).
Obligatoire depuis 2017 pour l’ensemble des entreprises du secteur privé (déploiement en cours pour la fonction publique), elle comporte l’ensemble des informations nominatives nécessaires à la gestion des contrats de santé, de prévoyance et de retraite supplémentaire (entrées, sorties, arrêts de travail, etc.) et au calcul des cotisations. La DSN permet d'alimenter les données nécessaires à l'établissement du prélèvement à la source (PAS).
Ses apports métiers sont donc significatifs pour les organismes complémentaires, en termes de :
Collecte systématique d’informations nominatives sur la population assurée ;
Collecte des cotisations et informations de paiements ;
Simplification de la gestion des radiations et limitation des indus ;
Amélioration du processus d’affiliation.
LE DIABLE SE CACHE DANS LES DÉTAILS
Pour les organismes complémentaires, en théorie, le dispositif DSN permet d’automatiser de nombreux processus de gestion et de recouvrement. La réalité du terrain est parfois sensiblement différente, dans la mesure où le dispositif repose sur des prérequis indispensables qui ne sont pas toujours satisfaits.
Le paramétrage du progiciel de paie avec les informations de cotisation
Le paramétrage du progiciel de paie avec les informations nécessaires au calcul des cotisations nominatives est le premier élément indispensable. À chaque modification des conditions tarifaires du contrat, l’organisme complémentaire en charge de la collecte des cotisations doit transmettre à l’entreprise ou à son prestataire de paie via Net-entreprises le détail des modalités de calcul à appliquer, par contrat / code option / code population, dans un document nommé « fiche de paramétrage ». Ce processus est en général annuel : les fiches sont transmises quelques semaines avant l’application des nouvelles conditions. Or, l’application tardive ou l’absence de prise en compte de la fiche de paramétrage ne sont pas si rares… L’organisme est alors dans l’incapacité de collecter les informations de cotisation détaillées comme attendu.
La qualité déclarative et la prise en compte des retours métiers
Le paramétrage des progiciels de paie est également dans certains cas problématiques pour les déposants (entreprises, tiers-déclarants tels que les experts-comptables, les prestataires de gestion de paie) : il mobilise en effet des compétences particulières de paie et peut se révéler plus ou moins ardu en fonction de la structure des contrats souscrits et des orientations de mise en œuvre prises par l’organisme complémentaire.
À réception, en cas d’erreur, le dispositif DSN permet aux organismes complémentaires de formaliser un retour métier au déclarant via le CRM (compte-rendu métier), en précisant la nature de l’erreur détectée et la correction à réaliser pour la prochaine déclaration.
Encore faut-il que :
Le retour soit formalisé par l’organisme complémentaire…
...et que le déclarant le prenne en compte !
ET LA GESTION DES COTISATIONS ?
Par construction, la DSN distingue deux volets :
Les cotisations nominatives : les cotisations déclarées sont calculées et rattachées à chaque individu ;
Le paiement : les données apparaissent agrégées en début de DSN avec le montant total à payer par contrat d’assurance.
Attention : ce montant ne reflète pas nécessairement la somme des cotisations déclarées pour chaque individu et présentes dans la suite de la DSN ! En effet, ces cotisations ne sont pas renseignées automatiquement comme des sommes.
Pour le calcul des cotisations et la gestion du prélèvement associé, les organismes complémentaires ont donc le choix entre deux types d’approches :
Se baser sur les données de cotisations nominatives (au niveau de chaque individu déclaré) transmises par les entreprises pour recalculer le montant des cotisations et demander le paiement sur la base de ce montant ;
Se baser sur le montant du paiement transmis par les déposants pour déterminer le montant des cotisations à payer et justifier dans la mesure du possible ce montant avec les données de cotisations nominatives.
Quelle que soit l’orientation retenue, la qualité déclarative est primordiale.
LES APPROCHES POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS
1/ La première approche (se baser en premier lieu sur les cotisations nominatives) nécessite une analyse à une maille nominative des DSN. Son intérêt est de permettre à l’organisme complémentaire de constater la dette de l’entreprise sur la base d’éléments fiables. Elle garantit ensuite une plus grande cohérence concernant le montant des cotisations prélevées au regard des cotisations dues.
Toutefois, les données de cotisations peuvent poser des problèmes d’exploitation (en particulier cela suppose que le paramétrage soit correct au niveau de la référence des contrats, des codes population et codes options). De plus, certains organismes complémentaires, en santé notamment, ont mis en place des règles pour calculer les cotisations sur le nombre de personnes salariées et non sur les montants déclarés.
Dans un tel dispositif, en cas de paiement par prélèvement, il est également nécessaire de traiter la question des écarts éventuels entre le montant déclaré dans la partie paiement de la DSN et le montant prélevé suite au recalcul, qui peut être source d’insatisfaction client.
Afin de prévenir cette problématique d’insatisfaction, la formation des équipes de gestion en amont est primordiale pour les préparer à répondre aux questions éventuelles des clients.
Par ailleurs, le CRM de niveau 3 (message renvoyé par le destinataire de la DSN confirmant à l’émetteur la conformité de cette dernière) de l’organisme complémentaire peut être enrichi pour expliciter les règles de gestion appliquées.
2/ La deuxième approche (utiliser en premier lieu les montants déclarés comme à prélever dans la partie paiement) a l’avantage d’être un peu plus simple à mettre en œuvre. Ainsi, un prélèvement peut être effectué dès lors que les références des contrats présentes dans la partie paiement de la DSN sont correctes.
Du point de vue client, la DSN est dès lors présumée exploitée, avec des risques d’insatisfaction moins importants.
Pour autant, l’organisme complémentaire doit par la suite assurer dans son système d’information le travail de ventilation des cotisations prélevées. Cela suppose l’utilisation des informations nominatives transmises dans la DSN et un paramétrage correct des codes options et codes population. Il n’est pas toujours simple de réaliser cette opération, au risque de parfois « forcer » les cotisations sur l’une des lignes à ventiler, au détriment de l’analyse technique.
QUELLE APPROCHE RETENIR AU FINAL ?
L’utilisation de l’une ou de l’autre des approches est à privilégier en fonction du type de portefeuilles de l’organisme complémentaire.
1/ La première approche est selon nous plus pertinente pour les clients du type grands comptes : de fait, ils ne souhaitent pas tous passer en prélèvement, ils sont vigilants aux écarts dans les cotisations au regard des montants en jeu et il est important de mettre en place un suivi technique fin des cotisations déclarées.
2/ La deuxième approche a le mérite de l’efficacité. Pour la gestion des « petits » clients, c’est une bonne option dès lors qu’une solution a été développée pour ventiler les cotisations.
NOUS POUVONS VOUS AIDER !
Les organismes complémentaires ont encore des chantiers à mener sur la DSN. À court et moyen termes, les enjeux principaux sont :
Le traitement des DSN événementielles d’arrêt de travail (AT) et de reprise anticipée d’arrêt de travail (RAT) en lien avec les extranets prévoyance RH ;
Le traitement des DSN événementielles SADV (signalement d'amorçage des données variables) pour déclencher des processus de pré-affiliation (en santé) et d’affiliation (en prévoyance) ;
Le déploiement de la DSN dans la fonction publique.
IN2 consulting, par sa connaissance approfondie du secteur et plus particulièrement en assurance de personnes, est un partenaire privilégié des porteurs de risque et de leurs partenaires pour mettre en œuvre ces nouvelles transformations sur les dimensions organisationnelle et SI.
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