HISTOIRE D’INNOVATION
LA CONCEPTION D’UN OUTIL DE GESTION DES OPÉRATIONS DIVERSES EN ASSURANCE VIE
13 janvier 2022
L’ADN d’IN2 consulting consiste à se plonger au cœur des problématiques de ses clients. En immersion, en observation attentive et constante des pratiques, y compris celles qui ne sont pas directement corrélées à la mission pour laquelle nous sommes mandatés, nous sommes à l’écoute pour pouvoir vous proposer de façon proactive des solutions innovantes sur vos process et méthodes de travail.
En voici une illustration, autour d’une histoire de « bannette ».
LA GENÈSE DU PROJET
OU COMMENT GERME UNE IDEE INOVANTE ?
Nos consultants étaient alors mobilisés dans des sessions de formation pour accompagner les équipes du back-office dans la prise en main d’un nouvel outil comptable.
Plongés dans le quotidien des équipes pendant plusieurs jours, les consultants d’IN2 consulting s’assuraient de l’adhésion du personnel tout en restant attentifs à l’environnement. C’est alors qu’ils observent avec étonnement tout au long de la journée des allées et venues de personnes déposant des documents dans une bannette destinée au service comptable.
Après de courtes investigations, il s’avère que ces documents correspondent à des demandes d’actes de gestion qualifiés de non « standards » et qui doivent être gérés manuellement. Il s’agit par exemple d’une demande de rachat total d’un contrat d’assurance vie qui ne peut être traitée automatiquement, car le contrat est ancien et n’a pas été migré vers le nouvel outil de gestion des contrats.
Les comptables traitent ces demandes en passant des OD (opérations diverses). Cette pratique est chronophage – entre 100 et 150 demandes atterrissent chaque jour dans la fameuse bannette – et mobilise trois comptables sur des tâches de faible valeur ajoutée.
UNE SOLUTION INNOVANTE ET CONCRÈTE
Les consultants d’IN2 consulting proposent alors au responsable du back-office de concevoir un outil pour générer ces OD en automatique.
Pour ce faire, un audit recensant l’ensemble des actes de gestion concernés est effectué. Ces derniers sont listés et détaillés : schémas comptables, courriers clients associés, service de gestion impacté…
À cette étape de normalisation succède la conception d’un outil de type workflow : les gestionnaires saisissent les actes de gestion sur un extranet, les comptables sont ensuite notifiés en temps réel des actes à traiter. Si le service comptable a besoin d’information complémentaire pour traiter la demande, l’acte repart en gestion.
Après quelques mois, le nouvel outil est mis en production et permet bientôt de qualifier et paramétrer les étapes nécessaires au traitement de chaque acte de gestion. La production des OD s’effectue ensuite en automatique avec une intégration directe dans le SI comptable. Des courriers clients harmonisés sur l’opération menée peuvent dès lors être générés en automatique.
Cette solution permet finalement de mieux piloter l’activité du back-office. Les tâches à faible valeur ajoutée sont traitées plus rapidement, dans leur ordre d’arrivée, sans déperdition d’information et à la grande satisfaction des comptables comme de leur management.
ET ENSUITE ?
Si vous aussi, vous pensez qu’il existe des « bannettes » dans votre organisation, n’hésitez pas à nous contacter pour un échange et à nous proposer une immersion dans le quotidien de vos équipes.
À la lumière de notre expérience, nous pourrons observer d’un regard neuf vos pratiques et identifier avec vous des pistes d’optimisation de votre activité.
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