
LA GESTION DES AFFILIATIONS ET DES RADIATIONS AVEC LA DSN
31 janvier 2025
Dans un article précédent, nous avions effectué un retour d’expérience concernant la gestion des cotisations et du paiement en DSN.
Cette fois, nous avons coordonné nos différentes expertises internes sur la DSN ! Nous vous proposons ainsi un retour d’expérience global sur les fonctionnalités DSN de gestion des radiations et des affiliations.
Article rédigé par Cyril Jouve, Manager IN2 consulting,
à partir des retours d'expérience des experts DSN d’IN2 consulting
POURQUOI COMMENCER LA MISE EN ŒUVRE DE LA DSN PAR L’UTILISATION POUR LES RADIATIONS ?
Historiquement, la gestion des radiations a été l’un des premiers chantiers DSN lancés par les gestionnaires d’assurances. Certains d’entre eux ont ainsi commencé leur mise en œuvre en phase 2, avant la généralisation de la DSN en 2016 à proprement parler.
Ceci s’explique par le fait que la gestion des radiations est relativement simple. Lorsqu’une sortie des effectifs est déclarée via la DSN, la radiation peut s’enclencher, à condition que le salarié soit connu et toujours affilié. Il n’est pas nécessaire de connaitre le contrat collectif concerné car l’assuré quitte l’entreprise et ne bénéficie plus de l’ensemble de ses garanties.
En fonction du code motif reçu en DSN, une radiation sera effectuée, ou une ouverture à la portabilité avec attente de pièces justificatives.
Quelques problèmes sont cependant rencontrés en gestion, lors de l’exploitation des données. C’est notamment le cas dès lors que la volumétrie augmente. Les principaux sont les suivants :
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Règles pour le calcul de la durée de portabilité à partir des périodes d’emploi précédemment déclarées en DSN,
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Prise en compte du départ des assurés à date déclarée dans la DSN ou départ en fin de mois,
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Réception d’un code motif DSN non interprétable directement en radiation ou mise en portabilité (ou dont l’interprétation peut être modifiée ultérieurement comme les démissions pour motif légitime),
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Réception d’un code motif de nature 066 – décès avec mise en œuvre d’actions particulières en fonction de la couverture prévoyance de l’assuré,
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Réception d'un code motif de nature 099 – annulation.
Enfin, il peut survenir pour certains cas à la marge des « disparitions » d’assuré d’un mois sur l’autre. Là encore, des solutions existent pour les gérer - à commencer par la gestion des informations de suspension transmises dans la DSN - mais cela augmente la complexité du dispositif à mettre en place en gestion.

QUELLES NATURES DE DSN SONT EXPLOITÉES ?
Deux natures de DSN sont exploitées pour gérer les radiations :
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La DSN mensuelle,
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La DSN événementielle - signalement Fin du Contrat de Travail Unique (FCTU).
Le principal avantage de la DSN événementielle, c’est le gain de temps ! Elle peut être prise en compte dans les jours suivant l’enregistrement du départ en paie, ce qui n’est pas le cas de la DSN mensuelle, où la pratique est d’attendre que l’exigibilité soit atteinte (soit un traitement décalé de plus d’un mois en moyenne). Elle limite ainsi les éventuels indus puisqu’elle se fait au plus près de la date de fin de contrat de travail.

QU’EN EST-IL ALORS DES AFFILIATIONS ?
Le chantier des affiliations via la DSN a été lancé beaucoup plus récemment.
Tout d’abord, parce qu’il est plus complexe car les données DSN ne sont pas suffisantes dans tous les cas pour finaliser une adhésion, en particulier en santé. Par exemple, les données relatives aux ayant droits, bien que présentes dans la DSN au niveau structure, sont très rarement renseignées et doivent donc être collectées auprès de l’assuré. La DSN est ainsi utilisable pour déclencher le processus d’affiliation mais ce processus doit être complété par l’assuré (a minima) voire par son RH. Il est plus juste pour cette raison de parler, en santé, de « pré-affiliation » que d’affiliation avec la DSN.
Il existe également une autre différence importante sur le sujet entre la prévoyance et la santé, due à l’apparition tardive de l’événementielle DSN. Pendant plusieurs années, seule la DSN mensuelle a pu être utilisée pour l’affiliation, ce qui excluait son utilisation en santé où le besoin d’affiliation rapide est plus fort (intérêt client et en gestion de faire parvenir dès que possible les cartes de tiers payant aux assurés).
À l’inverse, en prévoyance, l’affiliation, avant l’arrivée de la DSN, était faite dans certains cas à la survenance du sinistre et non avant. Sur le sujet, la DSN a constitué une véritable avancée, favorisant la mise en œuvre d’une adhésion prévoyance, préalable à la survenance d’un sinistre.

QUELS SONT LES PROBLÈMES RENCONTRÉS POUR L’AFFILIATION EN PREVOYANCE ET LA PRÉ-AFFILIATION EN SANTÉ ?
Au-delà de la complexité des processus à mettre en place, deux difficultés principales sont relevées lors de ces étapes, des « classiques » en DSN. Elles sont souvent liées au fait que les processus ne sont pas digitalisés dans toutes les organisations.
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L’assuré peut ne pas être identifié par un NIR mais avec un NTT (Numéro Technique Temporaire).
Cette situation pose généralement un problème à réception par le gestionnaire d’assurances. L’une des solutions est de matérialiser les rejets sur l’extranet RH et de demander au RH de renseigner un NIR utilisable. -
Les contrats d’assurance collective ne sont pas correctement paramétrés.
Dans ce cas, l’affiliation est problématique. Certains gestionnaires d’assurance sont en capacité de fiabiliser les données DSN dans une certaine mesure mais cette situation est pour autant problématique. Plusieurs solutions pour améliorer en amont la qualité du paramétrage DSN existent pourtant bien.
Il faut alors privilégier une approche de fond sur le sujet, en visant des données exploitables à 100 %. Il est aussi essentiel de donner la capacité à la gestion de piloter l’exploitation des DSN. Les causes de non-exploitation des données doivent être accessibles et partagées avec le client.

QUE CHANGE LE DEPLOIEMENT À VENIR DE l’ÉVÉNEMENTIEL D’ENTRÉE ?
L’arrivée de la DSN événementielle SADV (Signalement Amorçage Données Variables) change la donne et offre aux acteurs une possibilité de déclencher de manière quotidienne des pré-affiliations en santé sur la base de la DSN.
Les adhésions prévoyance seront également fluidifiées, avec des simplifications à venir pour la gestion des sinistres prévoyance des nouveaux assurés. À ce jour, pour les « nouveaux » assurés, l’utilisation des informations prévoyance de la DSN est difficile car ceux-ci n’ont pas encore été affiliés dans le système d’information.
La fin du dispositif TOPAZE devrait accélérer le déploiement du SADV, à partir de 2026, le temps que les éditeurs de paie renforcent les fonctionnalités mises en place sur le sujet. Le SADV généré dans un premier temps sera sans doute « minimaliste » ce qui pourrait exclure les informations des contrats d’assurance collective.

DSN VERSUS FICHIERS SPÉCIFIQUES / API ?
Il est toujours possible de travailler via la prise en compte d’une extraction ou d’échanges API avec tel ou tel client. C’est notamment tentant en réponse à des grands comptes, qui souhaitent utiliser « leur » dispositif.
Le système d’information du gestionnaire d’assurance peut tout d’abord être structuré pour travailler de manière simple avec la DSN ou avec d’autres moyens d’échanges (logique de « services » à mettre en place).
Dans tous les cas, la gestion avec la DSN constitue le mode à privilégier en « cible ». C’est elle qui s’impose comme le standard en capacité de simplifier l’activité de gestion de l’ensemble du portefeuille.

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IN2 consulting, par sa connaissance approfondie du secteur et plus particulièrement en assurance de personnes santé et prévoyance, est un partenaire privilégié des assureurs et délégataires de gestion pour mettre en œuvre ces nouvelles transformations sur les dimensions organisationnelle et SI.
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