LA CONCEPTION DE SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION DÉLÉGUÉE POUR LES ASSUREURS SANTÉ ET PRÉVOYANCE
EP#03 : LA GESTION DES COTISATIONS ET DES RÉMUNÉRATIONS
30 septembre 2021
Au service des délégataires et des assureurs, IN2 consulting travaille depuis plus de 20 ans à la conception des systèmes d’information de gestion déléguée des assureurs santé et prévoyance.
Forts de notre expérience qui combine missions de conseil et mises en œuvre de solutions de gestion déléguée, nous avons conçu cette série d’articles pour exposer nos convictions.
Ce troisième article est consacré à la gestion des cotisations et des rémunérations.
Vous pouvez retrouver nos articles précédents, consacrés aux enjeux de la gestion déléguée et au référentiel délégué :
EP#01 sur les enjeux de la gestion déléguée
EP#02 sur les référentiels des contrats délégués
1- UN SUJET SIMPLE, UNE MISE EN ŒUVRE COMPLEXE
En résumé, pour les contrats collectifs, la gestion des cotisations déléguées consiste à justifier le plus précisément possible dans le système d’information de gestion les reversements de cotisations réalisés par les délégataires. Ces reversements sont regroupés et effectués en une opération unique, quelques semaines après l’échéance de cotisations des contrats.
Le montant global du reversement du DG (Délégataire de Gestion) doit toutefois être réparti par les équipes en charge de la gestion déléguée entre différents contrats, en fonction des échéances et des assiettes de cotisations. À partir des données de son référentiel, l’assureur peut alors suivre les encaissements, les ventiler par risque et calculer une rémunération attendue pour les courtiers et délégataires éventuels. La majorité des rémunérations sont calculées à ce jour sur la base du montant hors taxe des cotisations encaissées. Cela suppose de disposer dans le référentiel d’informations sur les risques et taxes relatifs à chaque contrat délégué.
Ces opérations, simples à définir, nécessitent pour autant les prérequis suivants :
la mise à disposition par le DG d’un fichier justificatif (ou d’un message normalisé REV - Reversement des cotisations) du reversement effectué. Ce justificatif doit être cohérent au centime d’euro près avec le reversement de fonds effectué. Il doit aussi être envoyé au bon interlocuteur et au bon moment par le DG (certains DG émettent plusieurs centaines de virements par an à destination du même assureur),
la capacité du système de gestion déléguée à interpréter le justificatif du DG, pour identifier les contrats délégués, les échéances et les assiettes,
la connaissance en amont de l’ensemble des contrats délégués concernés par le reversement par le système d’information de gestion déléguée. Cela nécessite en particulier de la part des équipes de gestion du DG et du PR (Porteur de Risques) une vigilance importante pour mettre en gestion rapidement les contrats délégués.
Concernant les contrats individuels, les pratiques diffèrent un peu. La gestion des cotisations est le plus souvent basée sur un échéancier connu à l’avance (ce qui facilite notamment l’inscription en comptabilité des montants attendus). En revanche, les formules de rémunération (précompte…) et les modalités de reversement (addition des cotisations, des sinistres et des frais dans le même reversement) sont plus hétérogènes et requièrent plus de souplesse au niveau des systèmes d’information de gestion déléguée.
2- LE LIEN AVEC LES DIRECTIONS COMPTABLES
À réception et avant intervention des équipes de Gestion, les montants reversés par les DG sont imputés sur un compte d’attente, le temps pour le système d’information de gestion d'affecter ces montants aux contrats. Cette étape peut s'opérer différemment d'un assureur à l'autre mais, pour autant, tous suivent en général avec la plus grande attention l’évolution du montant restant à justifier (et l’antériorité de ce montant). L'importance de ce « reste à justifier » détermine en effet la qualité des comptes techniques rattachés à chaque contrat délégué.
Les Commissaires aux Comptes demandent aussi de plus en plus souvent à l’assureur de justifier les actions menées pour s’assurer de la réalité des cotisations inscrites en comptabilité au titre des contrats délégués. La délégation de gestion des cotisations occupe de plus une part croissante de l’activité de gestion des cotisations (environ 50% du portefeuille des assureurs qui pratiquent la délégation). Divers projets ont vu le jour du fait de cet enjeu (exploitation de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), « copie » pour les contrats collectifs, vérification systématisée des taux appliqués via analyse des justificatifs des DG…).
À noter ici qu’à notre connaissance, pour les contrats collectifs en délégation, aucun assureur majeur n’utilise les montants de cotisations appelés par les DG pour réaliser sa comptabilité. Les assureurs calculent les montants de cotisation appelés sur la base d’un prévisionnel pour les nouvelles affaires et sur la base du dernier trimestre d’encaissement pour les contrats en cours. Ces montants sont ensuite mis à jour en fonction de l’encaissement. Cette solution, bien plus robuste que d’utiliser les données des DG, peut parfois poser problèmes à des assureurs qui se lancent dans la délégation en collectif (et surtout à leur Direction Comptable…)
3- LE DÉCOMPTE DES COMMISSIONS (PRELEVEMENT DES COMMISSIONS "A LA SOURCE")
Sujet fleuve dans les relations entre assureurs et DG, le prélèvement à la source consiste pour le DG à reverser à l’assureur les cotisations en déduisant de leur montant les commissions dues au titre de son activité de délégataire et, le plus souvent, du courtage. L’intérêt pour le DG est de disposer ainsi, dès le reversement des cotisations, des rémunérations, sans opération supplémentaire à mener.
À l’inverse, en cas de décompte, l’assureur, s’il souhaite contrôler les montants de rémunération calculés par les DG, doit réaliser ses propres calculs de rémunération et les comparer avec ceux des DG.
Ces opérations de contrôle sont en général réalisées de manière manuelle et donnent lieu à des validations « globales », car le coût d’une action de correction en gestion est le plus souvent supérieur aux gains escomptés.
4- LE CONTRÔLE PERMANENT
Les justificatifs (ou le message REV) transmis par les DG sont utilisables pour vérifier une grande partie du paramétrage DG des cotisations et des rémunérations du contrat délégué.
Au regard des pratiques actuelles, les actions de contrôle sont toutefois à traiter de manière séparée de l’intégration des événements dans le système de gestion déléguée, sous peine d’un risque de rejet du dispositif de contrôle par les utilisateurs.
Différents contrôles sur les contrats délégués présentent souvent par ailleurs un intérêt plus direct pour les assureurs (comme le suivi du recouvrement et des mises en demeure et la vérification des enchaînements de périodes pour les cotisations des contrats délégués).
ET ENSUITE ?
Voici trois exemples de missions menées sur ces enjeux et qui illustrent nos compétences :
Pour un assureur : mise en œuvre et déploiement d’un outil de gestion permettant d’industrialiser la gestion des cotisations déléguées (taille du portefeuille : plusieurs centaines de millions d’euros)
Pour un délégataire de gestion : apport d’expertise pour la construction du modèle de données de l’outil en charge de la gestion des cotisations et de la relation avec les assureurs
Pour un délégataire de gestion : mission de maîtrise d’ouvrage pour la mise en œuvre et le déploiement du message REV (Reversement des cotisations) du référentiel normatif PRDG (entre Porteurs de Risques et Délégataires de Gestion)
Dans le prochain article, nous évoquerons la gestion des sinistres délégués.
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