LA CONCEPTION DE SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION DÉLÉGUÉE POUR LES ASSUREURS SANTÉ ET PRÉVOYANCE
EP#02 : LE RÉFÉRENTIEL DES CONTRATS DÉLÉGUÉS
19 juillet 2021
Au service des délégataires et des assureurs, IN2 consulting travaille depuis plus de 20 ans à la conception des systèmes d’information de gestion déléguée des assureurs santé et prévoyance.
Sur la base de notre expérience, qui combine des missions de conseil et des solutions de gestion déléguée, nous avons conçu cette série d’articles pour exposer nos convictions.
Ce deuxième article est consacré au référentiel des contrats délégués.
Il est toujours possible d'accéder au premier article, consacré aux enjeux de la gestion déléguée.
1- LES DONNEES DU REFERENTIEL DES CONTRATS DELEGUES
Socle de la gestion déléguée, le référentiel des contrats délégués contient les données de référence sur les contrats placés en délégation. Ces données sont utilisées pour le suivi des contrats délégués et l’intégration dans le système d’information délégué des informations de reporting transmises par les délégataires.
En général, c’est une partie spécifique du référentiel contrat de l’assureur, bien que différentes configurations techniques existent.
« A minima », nous recommandons de faire figurer les données suivantes dans ce référentiel :
Le numéro de contrat informatique, tel qu’attribué par le système d’information de l’assureur,
A noter : cette donnée n’est pas le numéro qui figure sur la pièce signée par le client, elle peut y faire toutefois référence, pour autant elle n’évolue pas dans les mêmes conditions.
Le grand risque du contrat (santé, prévoyance),
Son statut (en vigueur, résilié…), sa date d’effet, sa date de fin d’effet éventuelle,
Des éléments de description des populations assurées (matérialisés sous forme de libellés et de codes population),
La tarification fine du contrat par population (ex. 3% TA, 2% TB…) et la ventilation des risques associées à chaque ligne de cette tarification,
La nature de la délégation accordée (souscription, cotisations, sinistres) et l’acteur à qui elle a été accordée,
Remarque : même si elle n’est généralement pas rémunérée, la gestion des cotisations peut être exercée par un délégataire différent de celui en charge de la gestion des sinistres.
Les conditions de rémunération (acteur rémunéré, taux, mode de commissionnement),
Des informations sur le souscripteur du contrat délégué (SIREN/SIRET, raison sociale),
Des informations sur la réassurance éventuelle de ce contrat (voire co-assurance),
A noter que ces informations sur la réassurance doivent en principe être transparentes pour les délégataires qui gèrent ces contrats, y compris au niveau du numéro de contrat informatique.
Ces données sont administrées par les équipes de gestion déléguée.
Elles sont renseignées à partir des pièces juridiques et des échanges préalables à la contractualisation.
2- METTRE EN PLACE UN REFERENTIEL DES CONTRATS DELEGUES
La mise en place complète d’un référentiel des contrats délégués se fait le plus souvent par étape, le temps pour les équipes de gestion de mesurer l’intérêt de disposer d’autant de données de référence et d’organiser les processus liés à leur collecte. Chaque donnée gérée dans le référentiel implique une saisie et par conséquent une charge.
Pour autant, il vaut mieux être complet dès le démarrage de la gestion déléguée pour éviter des rétro-documentations coûteuses et fastidieuses.
A noter que, dans le passé, certains assureurs ont commencé la gestion déléguée sans mettre en place de référentiel, considérant que les données issues du système d’information du délégataire étaient suffisantes. Cette approche est maintenant datée, notamment depuis les réglementations Solvabilité 2, qui ont renforcé les obligations et la vigilance de l’assureur quant à la maitrise de ses données.
Pour un assureur, comment contrôler, par exemple, qu’une demande de remboursement d’un délégataire d’un sinistre survenu en cours d’année est bien justifiée si l’on ne dispose pas de données de référence, à commencer par la date de fin d’effet du contrat ?
Les Codes réglementaires (Code des assurances, Code de la Sécurité Sociale, Code de la Mutualité) qui régissent l’activité des différents types d’assureurs imposent de plus le plus souvent des actions précises sur les contrats délégués, et notamment leur numérotation (cf. en particulier le Code des assurances : Section III : Tenue de documents relatifs aux contrats, sinistres, réassurance... (Articles A342-5 à A342-7)).
3- LES EQUIPES EN CHARGE DU REFERENTIEL DE GESTION DELEGUEE
Il y a deux schémas d’organisation pour les mises en gestion des contrats délégués :
Soit les équipes de souscription ont la charge de la mise en place de l’ensemble des contrats,
Soit certaines compétences ont été dédiées à la gestion déléguée.
La deuxième solution (équipe dédiée) présente l’intérêt de limiter les arbitrages en faveur de la gestion directe lorsqu’un pic d’activité pour réaliser les mises en gestion survient (pour les contrats collectifs, toutes les nouvelles souscriptions sont généralement à traiter sur une période très courte de l’année). Ces arbitrages peuvent induire des décalages de plusieurs mois entre la date d’effet d’un contrat et sa mise en gestion effective dans le référentiel contrat délégué.
Il est aussi à noter qu’il est important de communiquer les informations liées au contrat délégué (et en particulier le numéro de contrat informatique) dès que possible au délégataire en charge de la gestion. Dans l’attente de ces éléments, en effet, le délégataire gère le contrat le plus souvent avec une référence provisoire ce qui complexifie le reporting auprès de l’assureur (les références provisoires utilisées dans le reporting doivent être « fiabilisées » pour pouvoir être intégrées dans le système de gestion déléguée).
4- LE SUJET DE LA SAISIE DE LA VENTILATION DES RISQUES
En lien avec la structure de cotisations du contrat délégué, un débat s’organise en général avec les équipes de gestion sur l’intérêt de saisir la ventilation des risques. Celle-ci peut être vue comme trop complexe à saisir (surtout en prévoyance) ou sujette à la responsabilité du délégataire, à qui l’on confie la charge de la restituer.
Une analyse plus fine du sujet montre l’intérêt pour l’assureur de disposer lui-même de ces éléments, qui lui permettent de ventiler et de comptabiliser les cotisations des contrats. Pour diverses raisons, les délégataires ne sont en effet pas le plus souvent en capacité de restituer les risques à la maille attendue.
5- LE PARAMETRAGE DES GARANTIES
A ce jour, contrairement à la gestion directe, les garanties fines (i.e. les règles appliquées pour le remboursement de chaque prestation en fonction du sinistre survenu) ne sont en général pas paramétrées dans le référentiel contrat délégué, aussi bien en santé et en prévoyance.
Il y a quelques exceptions notables, en particulier en prévoyance, mais dont les résultats sont pour nous discutables au regard de leur complexité. Il est en tout cas toujours difficile de vouloir « rejouer » les prestations liquidées par le délégataire avec son système de gestion directe. Cela implique de lever un grand nombre de contrôles de cohérence pour intégrer les informations. Il n’est pas sûr qu’au final, la qualité de la gestion du délégataire soit véritablement analysée.
ET ENSUITE ?
Voici trois exemples de missions menés sur ces enjeux et qui illustrent nos compétences :
Pour une mutuelle : mission de maîtrise d’ouvrage, conception et déploiement d’un référentiel contrat délégué dans un outil de gestion déléguée.
Pour un groupe d’assureurs : mission de conseil, analyse de la faisabilité d’une modélisation partagée des garanties santé et prévoyance.
Pour un groupe d’assureurs : mission de conseil, assistance à la définition du message normalisé PRDG REF (Références Contrat), qui a pour objectif de simplifier la fiabilisation des référentiels contrats des assureurs et des délégataires.
Dans le prochain article, nous évoquons la gestion déléguée des cotisations et des rémunérations.
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