LA CONCEPTION DE SYSTÈMES D’INFORMATION DE GESTION DÉLÉGUÉE POUR LES ASSUREURS SANTÉ ET PRÉVOYANCE
EP#7 : LES PROBLÈMES "INSOLUBLES" ET LEURS SOLUTIONS
14 novembre 2022
Au service des délégataires et des assureurs, IN2 consulting travaille depuis plus de 20 ans à la conception des systèmes d’information de gestion déléguée des assureurs santé et prévoyance.
Forts de notre expérience qui combine missions de conseil et mises en œuvre de solutions de gestion déléguée, nous avons conçu cette série d’articles pour exposer nos convictions.
Ce septième article, qui conclut notre série, est consacré aux problèmes insolubles de la gestion déléguée et à notre approche pour les résoudre.
Vous pouvez retrouver nos articles précédents, consacrés aux enjeux de la gestion déléguée et au référentiel délégué :
EP#01 sur les enjeux de la gestion déléguée
EP#02 sur les référentiels des contrats délégués
EP#04 sur la gestion des sinistres délégués
EP#05 sur la gestion de l’individuel
A L'IMPOSSIBLE, NUL N'EST TENU
En général, les nouveaux arrivants sur le métier de la délégation, après une phase d’appropriation des sujets, réalisent qu’il leur sera nécessaire de composer avec les spécificités de leur portefeuille et qu’il est parfois ambitieux de vouloir demander aux délégataires d’adapter leur système informatique à leurs modalités de gestion.
Avec le temps, certains points durs peuvent même être vus comme insolubles et proches du supplice de Sisyphe (cet homme condamné, dans le Tartare, à faire rouler éternellement jusqu'en haut d'une colline un rocher qui en redescendait chaque fois une fois parvenu au sommet…)
Nous livrons ci-après notre approche.
LA COMMUNICATION DES RÉFÉRENCES CONTRAT AU DÉLÉGATAIRE DE GESTION
Cette opération est cruciale, puisque la référence contrat est la clé d’entrée pour l’intégration des informations de reporting dans le système d’information de l’assureur. C’est également elle qui peut figurer dans la fiche de paramétrage DSN (Déclaration Sociale Nominative) envoyée par le délégataire, s’il a choisi de remplacer sa référence interne.
Pour autant, les informations nécessaires n’arrivent pas toutes en temps et en heure et ce, pour les raisons principales suivantes :
La contractualisation peut être validée tardivement par le client et son éventuel courtier
Il y a de multiples interlocuteurs à impliquer en particulier chez l’assureur
Tous les assureurs ne sont pas organisés pour prioriser cette activité avant les contractualisations nécessaires à leur gestion directe et pour pouvoir créer ces références contrat avant validation complète du contrat (et édition des pièces)
Il est en général impossible pour les équipes de gestion des contrats de l’assureur et du délégataire d’avoir des échanges directs sur les contrats à mettre en place (les échanges se font entre Directions commerciales puis sont « redescendus » aux équipes de gestion après validation)
Tous les cas à gérer peuvent ne pas avoir été identifiés au moment de la contractualisation (périmètre assuré, groupes périphériques à créer en complément des actifs…)
Pour ces différentes raisons et même si la charge liée à cette fiabilisation peut être importante, il est souvent nécessaire de fiabiliser au fil de l’eau les informations utilisées pour le reporting. Le message PRDG REF (Références contrat) est une solution intéressante sur le sujet, dès lors qu’elle est portée par les équipes de gestion.
Notre approche : bien souvent, il faut commencer par identifier les circuits de communication des références contrat aux délégataires et vérifier que les documents transmis au DG comportent effectivement les références attendues par les équipes de gestion. Dans un second temps, après avoir vérifié la structure du référentiel contrat délégué, des évolutions peuvent être envisagées au niveau du référentiel contrat de l’assureur dans l’objectif d’anticiper autant que possible l’attribution des références définitives.
LA GESTION DES ÉTABLISSEMENTS
La majorité des systèmes de gestion déléguée est en capacité de stocker le SIRET (SIREN et NIC). Pour autant, le reporting des délégataires n’est généralement pas réalisé à ce niveau mais à un niveau plus agrégé correspondant à des « établissements gérés » i.e. des établissements dont la gestion comporte une valeur ajoutée pour la relation avec l’entreprise.
Ainsi, une entreprise (un SIREN) qui dispose de 5 établissements (5 NIC dont 5 SIRET) est rarement enregistrée aussi finement. Dans ce cas, il existe le plus souvent seulement un établissement de référencé dans le système de gestion du DG. C’est au niveau de cet établissement que seront réalisées toutes les opérations de gestion des contrats (que les salariés soient ou non présents dans ledit établissement).
Avec le temps et l’expérience de leur système de gestion directe (qui fonctionne généralement de la même manière), les assureurs considèrent cette situation comme normale pour leur reporting. Certains, pour autant, ont construit un système d’information qui attribue une référence contrat différente à chaque changement de SIRET d’une même entreprise et font du SIRET une donnée clé. Pour ces derniers ou dans le cas où le contrat prévoit de manière spécifique un découpage par SIRET, il est en général très difficile de convaincre leurs délégataires de modifier leurs habitudes de gestion.
Par ailleurs, pour certains grands comptes, il est parfois matériellement impossible de collecter, vérifier et traiter l’ensemble des informations nécessaires à la gestion de tous les SIRET au fil du temps.
Notre approche : la gestion des différents SIRET est une activité à part entière qui n’a pas dans la majorité des cas d’intérêt pour la gestion déléguée des contrats. À un premier niveau, une gestion au SIREN est à préconiser et ce, y compris pour les entreprises clientes des contrats. Dans un certain nombre de cas, par ailleurs, il est possible d’exploiter informatiquement les informations de la DSN pour disposer d’informations détaillées sur les différents établissements.
LE SUIVI DES CONTRATS DÉLÉGUÉS DES GRANDS COMPTES
Les grands comptes sont gérés au moyen de contrats et de garanties spécifiques (« sur-mesure ») souvent complexes et innovants. Il y a toujours de nombreuses populations périphériques aux collèges principaux (retraités, expatriés, licenciés…) et de nombreuses entreprises (SIREN) à couvrir. Enfin, il arrive que les montages contractuels paramétrés dans les systèmes d’information de l’assureur et du délégataire, pour des raisons d’historique ou de complexité fonctionnelle, soient différents.
Le suivi de ces contrats par l’assureur est donc toujours difficile, malgré le chiffre d’affaires en jeu et les efforts d’industrialisation réalisés ces dernières années (cf. épisode 6).
Il est, de plus, important pour l’assureur (notamment s’il souhaite présenter sa propre version des comptes) de disposer d’une vision le plus à jour possible des cotisations et des sinistres. Sur les comptes, différents échanges préparatoires ont souvent lieu entre l’assureur et le délégataire, dans l’objectif d’unifier les visions des systèmes d’information de chacun.
Notre approche : les contrats grands comptes et leurs spécificités (en particulier la manière dont ils sont gérés) doivent être connus des équipes de l’assureur. Pour chacun d’entre eux, il est souhaitable de pouvoir réaliser des comptes et de les comparer au reporting réalisé par le DG. Un écart majeur révèle en effet le plus souvent un dysfonctionnement ou un point d’amélioration pour le reporting.
LA VALEUR AJOUTEE D'IN2 CONSULTING
Voici différents exemples de missions menées sur ces sujets qui illustrent nos compétences :
Pour un groupement d’assureurs, conception du message PRDG REF (Références Contrat), la solution privilégiée pour la synchronisation des référentiels contrat du PR et du DG.
Pour un délégataire majeur, déploiement des échanges PRDG auprès de différents assureurs et échanges sur la fiabilisation des références contrat.
Pour une institution de prévoyance, audit du système d’information délégué existant et cadrage sur la mise en œuvre d’un nouveau système d’information.
Nous voici arrivés à la fin de cette série sur le système d’information de gestion déléguée.
Bonne mise en œuvre !
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